Suoramarkkinointirekisterin tietosuojaseloste

Medikumppani Oy:n suoramarkkinointirekisterin tietosuojaseloste

Pvm: 5.3.2018

  1. REKISTERINPITÄJÄ

Medikumppani Oy
Y-tunnus 1595673-4
Linnankatu 13a B 32
20100 Turku

  1. YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Jenny Ruuskanen
jenny.ruuskanen@medikumppani.fi
puhelin 0400-325815
www.medikumppani.fi

  1. REKISTERIN NIMI

Medikumppani Oy:n suoramarkkinointirekisteri

  1. REKISTERIN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietoja käsitellään Medikumppani Oy:n sähköposti- ja tekstiviestiyhteydenottoihin, työtarjouksiin, rekrytointiasioiden hoitamiseen, mainontaan, palveluiden kehittämiseen, profilointitarkoituksiin (kuvattu tarkemmin kohdassa 12.), mielipide-, tai markkinatutkimukseen, tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin liittyen sekä muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Henkilötietojen käsittely perustuu Medikumppani Oy:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi-tarkoitus), Medikumppani Oy:n ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Käsittelytehtäviä ei ulkoisteta Medikumppani Oy:n konserniyhtiöille.

  1. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA HENKILÖTIETORYHMÄT

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän palveluiden käyttäjät, työnhakijat, Medikumppani Oy:n järjestämään tapahtumaan osallistuneet, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt, tai suoramarkkinointiluvan antaneet.

Rekisterissä käsitellään edellä mainittuihin ryhmiin kuuluvia tietoja, jotka ovat rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia. Työnhakijan, rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen tai  osallistuneen rekisteröidyn tai rekisteröidyn itsensä syöttämät henkilötiedot voivat sisältää mm. seuraavia perustietoja: rekisteröidyn nimi, ikä tai syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, puhelinnumero, osoite- ja muut yhteystiedot kuten sähköpostiosoite. Lisäksi käsitellään koulutus-, arvo- ja ammattitaitotietoja sekä mahdollisesti haettavaan työhön liittyvät aloittamiseen ja lopettamiseen liittyviä tietoja, toivotut yhteydenpitomuodot, suoramarkkinointilupa ja -kieltotiedot, suostumukseen tai asiakassuhteeseen perustuvat, suoramarkkinointiin liittyvät rekisteröityä koskevat muut tunnistetiedot sekä tietojen muutostiedot.

  1. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Medikumppani Oy säilyttää henkilötietoja suoramarkkinointirekisterissään, ellei rekisteröity ole erikseen kieltänyt suoramarkkinointia (kielto-oikeus). Tällaisessa tapauksessa suoramarkkinointi-rekisterissä säilytetään kuitenkin tieto suoramarkkinointia koskevasta kiellosta. Muut tiedot poistetaan rekisteristä.

  1. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään erilaisten tapahtumien yhteydessä (messut, opiskelijatapaamiset yms.), Medikumppani Oy:n digitaalisten palvelukanavien kautta tai muutoin suoraan rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös mm. ammattiliittojen ja opiskelijajärjestöjen ylläpitämistä rekistereistä sekä muista vastaavista rekistereistä.

  1. EVÄSTEET JA MUUT VASTAAVAT TEKNIIKAT

Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan tunnistaa.

Medikumppani Oy käyttää verkkopalvelussaan evästeitä palvelujen toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelujen käyttöä. Evästeiden käyttö mahdollistaa mm. sen, ettei www-sivustolla ole välttämätöntä syöttää kirjautumistietojaan joka kerta uudelleen. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös verkkopalvelun käytettävyyden ja käytön analysoimiseksi, turvallisuuden parantamiseksi, käytön seurantaan ja palvelun kehittämiseksi.

Evästeitä ja niistä saatua tietoa voidaan käyttää myös kohdennetun viestinnän, mainonnan ja sisällön tuottamiseen verkkopalvelussa. Käytännössä vierailtuasi verkkosivustollamme voimme mainostaa aiemmin katselemiasi työpaikkoja ja muita vastaavia työpaikkoja sivustollamme tai kumppaneidemme verkkosivustoilla. Lisäksi evästeitä ja niistä saatua tietoa voidaan käyttää myös sivuston kehittämiseen sekä markkinointitoimenpiteiden mittaamisessa ja optimoinnissa.

Käyttäjä voi antaa suostumuksensa evästeiden käytölle tai kieltää sen selaimensa asetuksista. Evästeet ovat tarpeellisia joidenkin palvelujen toimivuudelle, joten Medikumppani Oy ei takaa kaikkien palvelujen toimivuutta, jos evästetoiminnallisuus ei ole käytössä.

Medikumppanin verkkopalvelun markkinointiyhteistyökumppaneiden evästeet mahdollistavat markkinoinnin kohdentamisen ja mittaamisen myös muiden markkinointiyhteistyöhön osallistuvien yritysten internetsivustoilla ns. mainosverkostossa.

Asiakas voi halutessaan estää evästeisiin perustuvan kiinnostusalueidensa mukaisen mainonnan tai sisällön kohdentamisen osoitteessa: http://www.youronlinechoices.com/fi/omat-mainokset.

Asiakastietojen käyttämistä Facebook-mainosten kohdistamisessa voi rajoittaa täällä: https://www.facebook.com/ads/preferences/?entry_product=ad_settings_screen.

Google Analyticsin tietosuoja- ja turvallisuusperiaatteisiin voit tutustua täällä: https://www.google.fi/analytics/learn/privacy.html ja käyttäytymistiedon keräämisen Medikumppanin käyttämien järjestelmien osalta voi estää täällä: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/  Linkin kautta tehty esto perustuu evästeisiin ja päättyy, mikäli käyttäjä poistaa kaikki selaimensa evästeet.

Palvelujen käytettävyyden parantamiseksi Medikumppani voi tehdä tutkimuksia, joissa tallennetaan tietoa esimerkiksi IP-osoitteen yksittäisellä verkkosivulla tekemistä klikeistä. Yksittäistä henkilöä ei voida tunnistaa pelkästään IP-osoitteen perusteella.

  1. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT SEKÄ SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja luovutetaan asiakasyritykselle, jossa työnhakija tulee mahdollisesti työskentelemään toimeksiannon mukaisesti. Tietoja luovutetaan myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa suoramarkkinarekisteristä Medikumppani Oy:n tai Medikumppani Oy:n lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuville osapuolille esim. palvelinympäristöön CRM-järjestelmätoimittajallemme. Tällöin henkilötietoja käyttävät tosiasiallisesti kuitenkin vain Medikumppani Oy:n työntekijät  (esim. laadittaessa uutiskirjeitä). Ks. myös kohta 10.

  1. TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA -alueen ulkopuolelle, mutta se on mahdollista esimerkiksi Medikumppanin käyttäessä alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Henkilöstötietoja ei luovuteta Medikumppani-palveluita tuottavien sopimuskumppaneiden palveluiden ja viestinnän tuotannon, kehittämisen ja ylläpitoon osallistuvien toimijoiden ulkopuolelle muutoin kuin perustuen sopimukseen tai muuhun suostumukseen. Siirrot toteutetaan aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Tietoja voidaan siirtää kolmansiin maihin myös erityistilanteita koskevissa poikkeustapauksissa, kuten jos siirto on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Mikäli käytämme EU:n ulkopuolisia palveluita, käytämme ainoastaan Privacy Shield -sertifioituja palveluntarjoajia, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta allekirjoittamalla Privacy Shield -sopimuksen (mm. Google Analytics).

  1. KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

Medikumppani on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Medikumppani säilyttää henkilötietoja paperisessa ja digitaalisessa muodossa. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain tähän tarkoitukseen erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Kaikkia käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteristä otetaan säännönmukaisesti varmuuskopiot ja tiedot ovat palautettavissa tarvittaessa.

  1. PROFILOINTI

Osana suoramarkkinointirekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Medikumppani Oy voi toteuttaa myös profilointia. Profiloinnin tarkoituksena on mahdollistaa työpaikkatarjousten ja suoramarkkinointiviestien parempi kohdentaminen.

  1. REKISTERÖIDYN OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA SUORAMARKKINOINTIA (KIELTO-OIKEUS)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Medikumppani Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Medikumppani Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 14. mukaisesti, jolloin rekisteröity ei enää vastaanota suoramarkkinointiviestejä eikä työtarjouksia. Henkilö voi antaa Medikumppani Oy:lle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja kanavakohtaisesti.

  1. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

14.1. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain säätämiä poikkeuksia lukuun ottamatta oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihin ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja Medikumppani Oy:n suoramarkkinointirekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 15. mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

14.2. Tiedon oikaisu, tiedon poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen tieto.

Korjauspyyntö Medikumppani Oy:lle tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 15. mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Medikumppani Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

14.3. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut Medikumppani Oy:n suoramarkkinointirekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Mikäli rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

14.5. Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Medikumppani Oy:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 15. mukaisesti.

  1. YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Medikumppani Oy:öön postitse osoitteeseen: Medikumppani Oy / Henkilörekisterit, Linnankatu 13a B 32, 20100 Turku. Medikumppani Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.